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【就业知识科普】毕业生档案
2020-04-07 16:22     (点击: )

很多同学将要离开大学校园,踏入工作岗位,开始长达几十年的职场生涯。一般来说,在每年的毕业季,学校送走同学们后,有一个非常重要的任务需要完成,就是整理、转递毕业生的档案。很多同学认为,我已经离校了,档案没有跟随我走,和我的关系就不大了。实际上,我们为离校后毕业生解决各类问题中,占比最大的一部分就是我们的毕业生档案问题。今天我们就来谈谈毕业生的档案分类情况;毕业生档案都有哪些内容;面对每种不同的就业途径,档案都会去哪里;毕业生经常会遇到的五个问题和应对方法等内容。

毕业生的档案到底有什么用呢?当同学们毕业后,招聘录用、工作调动、入党、考研、考公务员、在国有企事业单位评职称、晋升职务、认定工龄,在企业中办理社会保险,直到办理退休手续,在生活中办理出国、落户、为子女落户口等等过程中都需要使用到档案。应该来说,档案贯穿同学们升学、工作、生活中的每一个重要环节,关系到大家的长远的切身利益。

这里给大家看一个案例:林同学毕业后,前往深圳某公司工作,档案转寄到生源地人才服务中心管理,在他调动工作后也没有关心自己的档案去向。2018年7月林同学考取了新疆公务员,并且进入到政审阶段,这才发现找不到自己的档案了。虽然经过多方查询最终在学校找到了档案,但是已经错过了政审时间,最终公务员未能录取。大家看如果不能妥善管理好自己的档案,是不是可能给自己带来重大的损失呢?

1、我们先来看第一个问题:毕业生档案根据国家有关的管理规定,主要分为两大类:干部人事档案和流动人员档案。
干部人事档案是指大学生毕业后,成为党政领导干部、参照公务员管理的机关事业单位工作人员,国有企事业单位领导人员、管理人员和专业技术人员后,这类人员的档案被称作为干部人事档案,这里面不包含工勤人员的档案。

流动人员档案是指在以上人员以外的所有情况的档案,如非公有制企业和社会组织聘用人员、离开机关事业单位人员、未就业高校毕业生、自费出国升学工作的人员、外企中方雇员、自由职业或灵活就业人员等的档案。

这两类的区分主要是档案管理部门不同,干部人事档案一般由组织部门或者国有企事业单位管理。流动人员档案一般由地方公共就业和人才服务部门管理,或者是被其授权的单位人资部门管理。就是说,如果我们面对工作调动等各种需要使用档案的时候,我们去哪里寻找我们的档案呢?根据这两类档案的管理单位不同,渠道也是不同的。

2、第二个问题,我们的档案中都包含什么内容呢?对于大学毕业生来说,档案的内容都相对简单,比较相似。主要包含了入学前的原始材料,一般是高中期间的学习档案;高校学籍登记表;高校学习期间的成绩单,一般由教务部门盖章生效;毕业生登记表,我省师范类毕业生的由省教育厅监制、非师范类毕业生的由省人社厅监制;就业通知单,就是我们所说的报到证,从今年开始,我省的报到证实行电子版和纸质版并行的办法,明年开始,很有可能就全部改为电子报到证了;还包含在校期间的重要奖惩材料,例如省优、校优学生材料,处分决定、解除处分决定等;党团关系材料,如入党志愿书等;选调生登记表及审批材料、到村任职登记表等就业材料;应征入伍登记表;还有其他学校认为应该补充在档案中的各类材料。在同学们踏入社会以后,会随着人生经历的增加,不断丰富档案内容。所以,档案是记录了我们一生重要历程的关键材料。我们一定要慎重对待它。

3、下面,我们来看第三个问题。在我们毕业后,学校会根据同学们离校时的去向不同,向不同的部门转递档案。所以,了解我们毕业后档案去了哪里,对于将来寻找档案是非常关键的。档案转递去向主要有六大类。

第一类是毕业生在国内升学后,档案会转递到毕业生升学学校。根据各个学校不同的要求,有的转递到升学学校的招生部门,有的直接转递到升学学校的二级学院。如果毕业生赴国外或者境外攻读学位有两种可能,一是根据毕业生的要求,由学校将档案转递至毕业生的生源地公共就业人才服务机构,二是根据毕业生的委托情况,将档案转递至教育部留学服务中心保管。

第二类是毕业生的就业单位具有人事档案管理权限,例如国家机关、国有企事业单位等,或者被当地人社部门授权的企事业单位。学校将根据毕业时,就业信息中单位详细的档案接收地址转递档案。

第三类是毕业生就业的单位没有人事档案管理权限,我们同学们就业得大部分工作单位都没有档案管理权限,这时候毕业生档案会转递到毕业生就业的用人单位委托的公共就业人才服务机构,或者转递到毕业生生源地公共就业人才服务机构。这个时候,报到证上会注明接受单位和地址。

第四类情况是毕业生参加了国家指定的基础服务项目,分为两种情况。一是参加选聘村官、三支一扶、特岗教师的,这三类毕业生档案会转递到服务地区的公共就业和人才服务机构。而西部志愿者的档案是暂时留在学校的,一般保存在学校档案馆内。当毕业生服务期满后,再根据当时实际派遣去向进行转递。

第五类情况是毕业生参军入伍,如果预征对象还在正常读书期间,没有到毕业的时候,档案就留在学校;如果已经是应届毕业生,学校会把毕业生档案转递回他的生源地公共就业人才服务机构。
最后一类情况,是指同学们在毕业后自主创业、自谋职业、灵活就业或者暂未就业等情况。这时候,毕业生的档案会直接转递回生源地公共就业人才服务机构。

所以,同学们明白我们应该去哪里找档案了吗?在寄送档案的途径上,只有三种形式是国家认可的。一种是通过机要邮件的形式转递,一种是通过邮政部门的EMS方法寄送,最后一种是专人递送。其他的如顺丰快递等渠道、自己携带或者委托他人携带等形式,都是不合法的,有可能会导致同学们的档案被接受部门拒收,这里请同学们一定引起重视。我们学校的档案转递方法是,通过邮政EMS寄送。一般在每年7月份,将当年毕业生档案集中发送。每位毕业生一个档案袋、配有防水密封套,一人一个EMS快递单号。我们改版后的网站也将会有自助查询系统,同学们未来可以在网站上自行查询EMS号码,然后在EMS官方网站上查询档案去向。

4、最后我们来看一下,同学们经常会遇到哪些档案相关的问题,并且如何应对呢?

一是,同学们对档案政策和转递流程不熟悉、不了解,甚至不知道档案的重要性,导致后期遇到麻烦,造成不可挽回的损失,这也是我们本次课程的意义所在。

二是同学们会在毕业后找不到档案,不清楚档案转递到什么地方,甚至发生档案永久丢失的情况。同学们可以通过前面我们讲到的六种就业途径,对应档案可能的去向,进行查找。同时,同学们应该在毕业后1到2个月内,及时查询自己档案的投递情况,确定当前档案的位置。并且在每年都确定一下档案的保管情况,这样才不会导致,用到档案时发现档案不知所踪。

三是同学们会遇到档案内容不完整的情况。我们在档案管理工作的过程中,曾经遇到过同学的入党志愿书不在档案中,成绩单缺少关键公章等情况,导致组织关系不能顺利转移,或者研究生入学受到影响。一般来说,档案接受单位或机构会对档案内容进行核实。同学们应当在档案保管机构发生变化后,尽快与档案现在的保管机构联系,确定档案内容的完整性。如果发现档案内容遗失或者档案内容不全,也可以有充足的时间查找或者进行补办,不至于耽误人生的重大事件。

四是档案转递不规范。在我们的一生中,档案伴随着我们的生活工作,但是,为了保证档案客观真实,是不允许我们本人接触档案的。在工作中,有同学强烈要求自行携带档案,这是严重违反相关规定的行为。前面我们说过,国家对档案转递途径有明确规定,只能通过机要邮寄途径、EMS邮政途径和专人递送途径三种方法转递档案。其他转递途径可能会造成档案接受部门拒收。所以,我们学校是坚决不允许学生自行携带档案,或者携带他人档案的情况发生。

五是档案保管不当。虽然我们不允许毕业生自行携带档案。但是很多同学在毕业后,从档案保管机构取出自己的档案,自己保管或者委托家人保管。首先,自行携带档案后,会造成有些官方机构拒收,这个前面我们已经提到过了。其次,在自行保管过程中,有的毕业生会拆开档案密封条,取出并使用档案内的材料。一旦档案封条撕毁,档案的客观性就荡然无存,同时,会导致档案内容的丢失,更严重的是,官方机构将不再信任这份档案的真实性、完整性和准确性。如果在此之后升学、考公务员、评定职称,将会大概率遇到拒收档案的情况,这将导致无法挽回的损失。

 

注:以上内容来源于“山东就业创业导航”官方微信公众号


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